採購ERP系統的風險

不論是不是製衣業，買一套ERP的風險是非常高的，此所以不論大小公司都會揀來揀去，揀了幾年都沒有決定。當中涉及很多複雜因素。

風險是什麼？
從生意角度看，風險可以說是令你的回報低過你所投資的代價，即是得不償失。採購ERP，最差的情況是整個項目腰斬，買下的軟件完全報廢，硬件或者可以轉讓，軟件就很難。所花的人力和時間更是無法子補償。我之前已經提過有兩間大企業腰斬了價值千萬港元的ERP項目，當中至少有一半已經付錢的了。我在網上就找到這麼一條新聞: ICI loses 23million pound over SAP failure

其次是即使完成整個項目，但嚴重超支。不但花了大量金錢，時間也比預期長很多。有些項目更好像沒完沒了，停又不是繼續又不是。有個行家買了我公司使用的系統，同一個軟件同一個行業，我們只花了兩年時間就搞定，他們用了雙配時間和金錢，還只用得一半功能。

未見官先打八十大板
到底為什麼會發生上面的情況，我想已經很多書籍已經講過了。如果你在Google 搜尋器，鍵入SAP 和 failure，自然就會找到很多資料了。我剛剛鍵入就找到1,900,000個結果了，若不是失敗率很高，就不會有那麼多文章論述了。

我想提的是採購一套ERP是未見官先打八十大板。什麼都未見到你就要買下硬件、用戶使用權証(user licences)，實施費用的訂金。項目頭三個月你可能以經付了整個項目的一半費用，而這段期間那班顧問還只是在資料搜集，你仍是什麼都見不到。等你見到一些東西時，你發覺還有很多地方要修改，當然又是另一筆錢了，而通常既然已經付了一半，又買了硬件，當然不會計較，於是隨著時間過去，費用就愈來愈高。這是所謂的 escalation of commitment。

買ERP只是買一個概念
有人說，採購ERP就像買人壽保險，買的只是一個概念。你是買一個你看不到捉不到的東西。人壽保險還有保險公司的保証，政府的監管，但買ERP，軟件公司不會保証你的概念一定實現。買概念即是買信心，你對那個銷售團隊的信心而矣。你根本無機會見過實物是怎樣的。你會爭辯說，你可以看演示的啊！我想問你見過一間軟件公司在你簽約前將他們的系統由頭到尾演示一次給你看嗎？請留意，我說的是系統演示，不是拿個PowerPoint出來吹牛。就算他們肯，你和你的同事會看幾多次？要看的還不止一間啊！

買一兩幾百萬的跑車，還可以試幾次，就算買錯了，半價賣出去也可以收回一半，而且可能也用了十幾次。但一套不管用的ERP和花掉的實施費用，是不能轉讓的。

寫用戶要求說明(Request for Information)，管不管用？
有些公司在採購ERP之前會寫一大堆用戶要求說明(RFI)，然後要求軟件商逐項回答那個行那個不行，用作篩選ERP的方法。我也試過付了幾千元在網上下載了一個這樣的樣本，裡面有幾千個選項，還說是專為製衣造鞋業設計的。結果我發覺除了會計方面的要求有用之外，其他的都是從不知什麼系統的銷售手冊抄過來的，我還得花很多時間把那些垃圾清理掉。

用戶要求些什麼總是要清清楚楚的紀錄下來的，但作為篩選ERP的方法就不很管用。首先軟件商都傾向在簽約時不告訴你那麼多，且會盡量含糊他們系統不能做到的功能。用文字去表達系統功能根本就很困難，寫得太攏統，個個軟件商都說可以做到，寫得太詳細不但很花時間又很難逐項驗證軟件商有沒有講大話。就算將來發現貨不對辦，對簿公堂，光是爭拗字眼上的分別已經很花時間。何況一份很詳盡的用戶要求說明，不就等於一份系統說明書了嗎？如果軟件商有更好的主意又怎麼樣？

所以寫一份作為篩選ERP用途的RFI是很高難度的，要寫到恰到好處，又能容納軟件商的新點子，還能很容易驗證他們有沒有說謊，可真不容易啊！有些公司是專門幫人篩選ERP的，大家可以試一試。

要專業系統還是百搭型的全能系統

我壓根兒就不相信市場上真的有全能的ERP系統出賣。ERP根本就只是一個理想，IT人編織出來的一個夢。

真的可以全能嗎？
試想像，ERP － 企業資源管理系統，是企圖把整個企業的所有重要功能和數據共冶一爐，這包括財務和會計、銷售和生產、庫存管理和物流、人力資源管理、客戶關系管理...。真有這樣的軟件公司能設計出這樣全能的系統嗎？還可以適合各行各業，世界各地不同的商業運作模式？

你可能認為我很武斷。你必定會指出市場上不是有些頂級的ERP，霸佔了大半個市場嗎？我的回應是這些軟件商懂得做生意不代表他們的產品真的行。實施這些世界級的ERP，或者用我的用語 －全能ERP，動輒就三四年，但成功機會只得一半。為啥得一半？用他們通常的回答，系統實施還有很多人的因素。對了，成功就是他們的系統好，不成功就是你公司的人不濟，不合作。

還有，如果從成本效益來衡量這個系統成功與否，我想這些全能ERP都很難合格。上一套動輒三五七年，投入大量人力物力，過千萬港元是小數目，我見過一間美國服裝集團，用了二億有多，花了差不多五年時間。我公司等他們和我們做B2B，他們總是回覆他們在上那套全能ERP，現在沒空。反而不斷要求我們改動我們的系統來遷就那套天下無敵ERP。五年過去，他們依然用舊方法和我們B2B，我們想要的數據依然要人手輸入。而一向和我公司交易的那個業務又賣給了另一間公司。

最妙的是，我們選購新的系統時，天下無敵ERP的營業員還興高采烈的告訴我們那個美國服裝集團是他們的客戶。其實我們一早就和那邊的用戶溝通過，真的個個都媽聲四起。

費時失事
你知道蓋長江三峽水霸要多久？上一套全能ERP只比蓋三峽水霸少幾年時間，如果你夠幸運的話。如果真的那麼行，十八個月是上限了，這才合符成本效益。為什麼動輒就三四年和要花無窮無盡的顧問費？

你知道上一套全能ERP，你的金錢和精力花在那裡嗎？通常上一套ERP的預算是這樣: 實施費用是軟件使用權費用的一倍至兩倍。愈貴的系統倍數愈高。為什麼？因為大部份錢花在剔除那些你買了又沒用的功能上。他們叫做 customization。全能ERP的設計概念是要適合全世界各行各業的，所以有數不盡的選項和參數，那些顧問來到就是給你一大堆的問卷，然後把那些選項設定。因為他們不能代你決定，你會發覺他們會問很多阿媽是不是女人的問題。

另一部份的錢花在培訓上。既然系統設計出來不是針對你的行業和社區，那些畫面呀報表呀程序呀當然和你平時的工作格格不入了。你當然需要很長時間的適應了。更有趣的是，你會發覺一路的培訓，是你在教那些顧問你的行業知識而付鈔的是你自己。

以上只說明了部份問題，選購全能ERP的問題還多的是，但篇幅所限不能盡錄。與其浪費金錢在這些大而無當的系統，不如找一套專注於自己行業的系統。雖然這些系統都不夠全面，例如沒有財務會計的模組，沒有全面的人力資源管理，但是如果能用 data warehouse來將資料融合，可能得到的更多。

這個Blog的由來

為什麼會建立這個blog？

我曾經替一間成衣製造商管理他們的資訊科技部門 十年。期間替他們採購了一套外國進口的電腦系統，使用了八年多，中間苦樂參半。雖然開發這個系統的軟件商現時稱這套東西叫ERP(Enterprise Resources Planning)，其實它和ERP的原始定義相去甚遠。沒有人力資源管理模組，又沒有財務管理模組，它至多只可以叫MRP(Manufacturing Requirements Planning)。由硬件平台到軟件設計，在邁向廿一世紀的當年，我覺得它都是屬於青銅器時代的。

那為什麼會買了這個系統回來呢？當初採購時，市場上適合成衣製造業使用的系統很少，有的都是本地一些小規模的軟件商開發出來的本地貨。用的都是徽軟 Window NT和五花八門的數據庫，不要說系統不穩定，連公司的穩定性也教人不放心。況且大客戶的CEO或CFO，在他們的腦子裡，電腦系統就只有 JD Edward，SAP，BPCS 和Oracle。本地貨？甭提了。

說回來，當時因為已經是1998年，舊系統又千瘡百孔，我是剛加入這間公司的，只做了一些資料搜集就寫了份用戶要求說明(User Requirement)，很勉強地找到六個軟件商來提供他們的方案。當中有本地的也有外國進口的，但前面提到的大牌子全部欠奉，一是他們沒興趣，一是聽見我們的預算後(四百萬)就不願再來。看了第一輪的演示之後，淘汰了四間(一間大老闆說本地貨不用看了，一間在大老闆的舊公司用過，一早已經輸了，一間做完演示之後從來都無跟進，一間的軟件還是雛型)，餘下那兩間就來了一次馬拉松式的討價還價，然後最後是誰能取悅大老闆就誰取勝。

在大老闆一捶定音之後，就買下了這個我稱為還停留在青銅器時代的系統。經過八年多的使用和不斷修改，系統大致上運作良好，由原來100個用戶增加到600個，公司的業績也翻了一翻。這個良好的定義當然是指已有的功能來計算。系統欠缺的東西可多的是。八年後大老闆一句說話，"這個系統很舊了，還是 green and black，也應該換了。"於是公司又要重覆八年前的經歷。

這次我們的預算多很多了，而市場上也多了一些軟件商了，連那些大牌子也說他們也有專供製衣業使用的方案。我安排了幾次的演示給項目管理委員會看。這些來自世界級的軟件商都竭力突出他們的軟件怎樣適切本地製衣業，他們公司實力怎樣雄厚。但看了之後，大家得了一個結論，他們都不知道製衣業是什麼。付那麼多錢和精力去用一套不知底蘊的東西來換掉一套運作大致良好的系統幹啥？結果是項目不了了之。

過去十年也有不少行家想找套適合製衣業使用的ERP。他們也會托我幫忙找，我會先問他們看過那些牌子了。通常我都發覺市面上的，他們都看過了，不是嫌本地貨不夠實力就是嫌外國的太貴。我只能回答，如果這些都不適合就沒有了。而且那些外國進口貨，在我所知的範圍裡，可真沒有什麼本地成功個案，他們吹噓的成功個案全都是在亞洲以外的地區的，都是些名牌服裝但生產是在第三世界的。不少大老闆就是抱著外國的月亮更加亮的心態買了這些在他們本土已經沒有製衣業的系統，結果都是爛尾告終。在我有限的見識裡，至少已經有三個這樣價值千萬的失敗案例了。

世界上有兩大行業，一個是食物加工，一個就是製衣業，因為是人就要吃和穿。但是你會發覺沒有一間知名的軟件公司會專門開發一套適合這兩個行業的系統。

原因很多，軟件商都傾向開發些適合各行各業的百搭系統，這樣他們才可以一個系統賣給最多的客戶。但是真的可以一個系統應用到所有行業嗎？即使是專注於一個行業的，也未必能適合所有業務性質啊！例如原設備生產業(OEM)和品牌業務(OBM)，運作就很不同。一個重視上游業務，一個側重下游。

除了系統本身，軟件商對這個行業的認識也很重要。你可以相信德國人會對成衣製造業裡的OEM運作很熟悉嗎？他們的製衣廠那裡去了？他們的成衣品牌是什麼？Addidas? 這樣他們可以設計出適合亞洲的生產商使用的系統嗎？他們通常以為加個顏色尺碼的表單就是製衣業軟件了。然後在實施過程裡，你能期待他們和你的同事溝通得很有效率嗎？你提出的修改，他們發回總部時，那班編程員知道那些是什麼東西嗎？

所以我認為在這個行業裡是形成了一個負面循環，廠家沒信心大筆投資到ERP，而大軟件商看不見製衣業有利可圖，也不會大力投資開發。

我曾經自行設計一個供製衣業使用的系統，而且也僱用編程員製作。系統寫了一半，但是獨力難支，編程員也另謀高就了。我心想不如把我的設計公開來，三個臭皮匠勝過一個諸葛亮。或者大家給些意見，我們就真的有一套比那些動輒千萬的進口貨更適合本地生產商的軟件。