採購ERP系統的風險

不論是不是製衣業，買一套ERP的風險是非常高的，此所以不論大小公司都會揀來揀去，揀了幾年都沒有決定。當中涉及很多複雜因素。

風險是什麼？
從生意角度看，風險可以說是令你的回報低過你所投資的代價，即是得不償失。採購ERP，最差的情況是整個項目腰斬，買下的軟件完全報廢，硬件或者可以轉讓，軟件就很難。所花的人力和時間更是無法子補償。我之前已經提過有兩間大企業腰斬了價值千萬港元的ERP項目，當中至少有一半已經付錢的了。我在網上就找到這麼一條新聞: ICI loses 23million pound over SAP failure

其次是即使完成整個項目，但嚴重超支。不但花了大量金錢，時間也比預期長很多。有些項目更好像沒完沒了，停又不是繼續又不是。有個行家買了我公司使用的系統，同一個軟件同一個行業，我們只花了兩年時間就搞定，他們用了雙配時間和金錢，還只用得一半功能。

未見官先打八十大板
到底為什麼會發生上面的情況，我想已經很多書籍已經講過了。如果你在Google 搜尋器，鍵入SAP 和 failure，自然就會找到很多資料了。我剛剛鍵入就找到1,900,000個結果了，若不是失敗率很高，就不會有那麼多文章論述了。

我想提的是採購一套ERP是未見官先打八十大板。什麼都未見到你就要買下硬件、用戶使用權証(user licences)，實施費用的訂金。項目頭三個月你可能以經付了整個項目的一半費用，而這段期間那班顧問還只是在資料搜集，你仍是什麼都見不到。等你見到一些東西時，你發覺還有很多地方要修改，當然又是另一筆錢了，而通常既然已經付了一半，又買了硬件，當然不會計較，於是隨著時間過去，費用就愈來愈高。這是所謂的 escalation of commitment。

買ERP只是買一個概念
有人說，採購ERP就像買人壽保險，買的只是一個概念。你是買一個你看不到捉不到的東西。人壽保險還有保險公司的保証，政府的監管，但買ERP，軟件公司不會保証你的概念一定實現。買概念即是買信心，你對那個銷售團隊的信心而矣。你根本無機會見過實物是怎樣的。你會爭辯說，你可以看演示的啊！我想問你見過一間軟件公司在你簽約前將他們的系統由頭到尾演示一次給你看嗎？請留意，我說的是系統演示，不是拿個PowerPoint出來吹牛。就算他們肯，你和你的同事會看幾多次？要看的還不止一間啊！

買一兩幾百萬的跑車，還可以試幾次，就算買錯了，半價賣出去也可以收回一半，而且可能也用了十幾次。但一套不管用的ERP和花掉的實施費用，是不能轉讓的。

寫用戶要求說明(Request for Information)，管不管用？
有些公司在採購ERP之前會寫一大堆用戶要求說明(RFI)，然後要求軟件商逐項回答那個行那個不行，用作篩選ERP的方法。我也試過付了幾千元在網上下載了一個這樣的樣本，裡面有幾千個選項，還說是專為製衣造鞋業設計的。結果我發覺除了會計方面的要求有用之外，其他的都是從不知什麼系統的銷售手冊抄過來的，我還得花很多時間把那些垃圾清理掉。

用戶要求些什麼總是要清清楚楚的紀錄下來的，但作為篩選ERP的方法就不很管用。首先軟件商都傾向在簽約時不告訴你那麼多，且會盡量含糊他們系統不能做到的功能。用文字去表達系統功能根本就很困難，寫得太攏統，個個軟件商都說可以做到，寫得太詳細不但很花時間又很難逐項驗證軟件商有沒有講大話。就算將來發現貨不對辦，對簿公堂，光是爭拗字眼上的分別已經很花時間。何況一份很詳盡的用戶要求說明，不就等於一份系統說明書了嗎？如果軟件商有更好的主意又怎麼樣？

所以寫一份作為篩選ERP用途的RFI是很高難度的，要寫到恰到好處，又能容納軟件商的新點子，還能很容易驗證他們有沒有說謊，可真不容易啊！有些公司是專門幫人篩選ERP的，大家可以試一試。