重新定義ERP系統

顧名思義，ERP系統就是用來製定企業資源計劃的工具。

但企業資源計劃本身到底是什麼東西？不論你在網上搜尋ERP或者看教科書，你都只能見到它們在描述一個系統。亦即是描述一件工具。這件工具要用來達成的那個事情就沒有解釋。通常都說是MRP或MRP-II延伸出來的一個函蓋了整個企業的一切活動的系統。而企業資源計劃到底是什麼就不清不楚。難怪市面上見到的所謂ERP系統充其量只是MRP，只不過是新瓶舊酒罷了。

依我從字面上解，企業資源計劃就是分配企業的資源的一個計劃吧。就是要知道企業裡，什麽時候在那裡要什麽和幾多資源。以一間製衣企業為例，老闆當然想知道未來十二個月接單的情況、而這十二個月要生產什麼類別的款式，從而估計出要幾多車位，什麽様的機器，工資的支出要多少，諸如此類一連串的問題。

說到這裡，大概你已經發覺所謂的企業資源計劃和會計用的營運預算（Operating Budget）很類似了吧。不過就只是類似，不能就在兩者之間劃個等號。如果是製造業，我認為還得加上總體生產規劃（Aggregate Production Plan）才成。而且應該先有總體生產規劃才有營運預算。即使沒有電腦，這兩個計劃也是企業必須做的。

要用一件工具的原因不外乎是提高做某件事情的效率和質素。例如要將一颗釘子打進木板裡可以有很多方法和工具。空手道高手可以徒手將釘子插進木板，用皮鞋的鞋跟也可以。但用鎚子是最省力和最快的。一個不能幫助你快而準地製定總體生產規劃和營運預算的系統，就不算是ERP系統。

因此一個適合製衣業使用的ERP系統，必須能夠收集所有為了製定和檢討總體生產規劃及營運預算的數據。離開這兩個計劃而設計的系統不是本末倒置就是只見樹木不見森林。

我會在以後的文章分解總體生產規劃和營運預算所需要的數據。因為要有這些數據，就要有捕捉這些數據的組件。這就可以拼合出一個ERP系統。

遺憾微軟

電腦壞了，乘機換台新的。但發覺用開的輸入法不能在 Windows 7跑。現在用 mouse 手寫，速度比平時慢十倍。

製衣業用的系統和其他製造業的有些什麼不同？(二)

上文提到成衣的尺碼令到製衣業和一般的百搭ERP格格不入，但故事還未完呢。顏色這個屬性，雖然世間萬事萬物絕大部分都擁有，但在工作流程上，製作一件黑色的襯衣和製作一台黑色的筆電可是天壤之別。

一台黑色筆電或者一輛黑色平治，顏色會是最後的工序，甚至等到交貨前才噴漆或才加上外殼，對於整個生產過程無足輕重，不會因為不夠黑色油漆所以不能把引擎裝上的。製衣就不同，生產前就要很確定什麼色要生產多少，不能含糊。因為在裁剪時就要知道不同顏色的布料要用多少，布料變成裁片後還得整理好，按色按碼分派到縫紉車間。只有一些針織服裝，可以整件織好之後才拿去染色的，但在整個製衣行業裡算是很少數。

這個流程上的差異對系統設計有什麼影響？假如你要工廠生產100台汽車，你可以開張製單要100台什麼型號的汽車。廠收到製單，生產完，100輛未上漆的汽車先收到倉庫裡。等你確定了市場的需求，再通知廠把30輛噴紅色、30輛噴白色、40輛噴銀色。只要在發貨單上輸入這些資料就成。即是說在整個生產過程中，顏色這個資料不是必需的。製衣就大大不同，顏色的數量一天未確定，這個訂單都還是半天吊，不要說生產，連訂多少布回來也不行。即是說顏色這個屬性，由產品開發、買料、生產、存倉、交貨都是必需的。

成衣是些潮流產品，要捕捉消費者的品味可不容易。愈來愈多買家要到最後一分鐘才肯告訴廠家每個顏色的數量，因為萬一顏色的分配和消費者的品味錯配得很厲害，他們就會損失慘重。這個風險當然是盡量推給廠家了。可廠家又不能等到一切都確定才去行動，必需以已有的有限資料做最多的事，做最好的決定。例如在做產能規劃時要知道會做什麼款、什麼數量、什麼時候交貨，這時顏色是多少並不重要。知道了幾時交貨，就估計到何時開始生產，也就知道什麼時候一定要落訂單買料，買料時就必需要知道每隻色的數量。如果這個時候連尺碼的分配也可以知道就最好，因為可以最準確地訂料，降低成本。等到要生產的前幾天，就一定要確定尺碼的數量，否則裁床就不能開工。有些廠會索性先買未染色的布回來，等到顏色確定了，才拿去染色，這就可以爭取到時間。

一般的系統，要你把BOM一早定下來，然後做MRP (material resources plan)運算，生成物料的訂單(PO)。但是製衣因為這些關鍵資料未確定，就不能太早做運算，等到一切確定時又太遲了，要不買不到料，要不就要付更高價來採購，一切都失預算了。製衣的MRP最少要分兩個階段運算，即是未有顏色數量時計一次，為的是要知道某隻布料的總用量，這樣可以早些和布廠訂料和議價。顏色確定後再運算一次，這時就可以通知染廠或布廠要染多少色。有需要的話還可以等到尺碼數量確定時又計一次，但因為布料已經訂了，這次是為輔料計算的，不過除了胸圍的模杯、夾克的拉鍊等比較關鍵之外，這些材料佔成本的比例很低，要不要再計多次可以酌情處理。

到今天為止，我不知道那些可以給電子產品、電器等廠家應用的ERP有沒有我這裡提到的功能。如果有，請告訴我。

製衣業用的系統和其他製造業的有些什麼不同？(一)

擱置了這個網誌三年有多。這段期間去了那裡？

皆因寫了幾篇就遇上高人，邀我一起開發個製衣業軟件，所以就不便再發表了。但是相見好同住難，利益衝突少不面，一夥人結果不歡而散。

言歸正傳，先說說為什麼會有標題上這個問題。因為常常有人會問，有些ERP系統連汽車工業也可以應用得上，製衣有幾複雜，為什麼用不到這些系統？世事無絕對，沒有法律規定製衣不可以用那個系統的，講到底是錢和時間的問題。你如果不計成本又有耐性，總有一天會把那個系統打造成適合製衣用的。事實上也有廠家這樣做了，當然他不會告訴你花了多少錢和氣力。

那到底製衣有什麼要特別留意的地方？

通常人都會答 －－ 顏色和尺碼 color and size。但放眼看這個世界，有那些人製造出來的東西是沒有顏色和尺碼的？同一款汽車，會有不同顏色、汽缸容量給消費者選購。電視機，大部分都是一個色的外殼，但有不同尺碼的屏幕。筆記簿電腦，也有不同顏色的外殼和不同速度的CPU之分。不少ERP系統都可以招呼製造這些產品的廠家，為什麼製衣不可以？

先從存貨單位(Stock Keeping Unit (SKU))來分析。例如:

一件紅色加大碼的成衣，它的SKU可以是這樣: G001-RED-XL。

一架紅色2000c.c.的汽車，它的SKU可以是BMW325-RED-2000。

一部紅色3.2GHz的筆電，它的SKU可以是DELL494-RED-32G。

從以上例子可以見到成衣的編碼其實可以和其他產品很相似的。假如有個系統可以輸入筆電的訂單，理論上也可以用來輸入成衣的訂單的。那為什麼那樣多的系統在製衣業遭遇滑鐵盧呢？

大家的製成品雖然都有顏色和尺碼，但成衣的顏色和尺碼就瑣碎得多。假設有個客訂一款成衣，要有五個色五個碼，那就是廿五個SKU。這已經是很少的了，大抵T恤和底褲才會這麼少尺碼，如果是長褲，有分腰圍和腳長的，例如五個腰圍、三個長度配三個色，就是 5x3x3 = 45個SKU。大部分的系統沒預計這麼瑣碎的資料，都是一列一個SKU來輸入，重複入十條八條還可以，入幾十條就令人很沉悶，繼而抱怨，投訴就來了。

但這個也沒什麼大不了，只要在輸入介面做點手腳就可以解決。最常見是做一個二維的陣列(matrix)，教用家不用逐個尺碼輸入。我認為這是可行的，不過只是解決了浮在水面上的冰山的一小塊，下面還有個大山要解決。

製造產品必定要有原料，什麼產品要用什麼原料就得定一個清單，這就是人人都知道的 Bill of Material，簡稱 BOM。一般系統是一個產品一個BOM，以上面的編碼來看，不同規格的產品自然要有不同的BOM。這是順理成章的，因為一台32吋的電視機，當然要用32吋的屏幕；2GHz的電腦就要配2GHz的CPU。得幾個SKU的產品當然沒什麼大不了，成衣，動輒幾十個SKU，那一個款就要開幾十個BOM。入一次還不算數，中間轉用別個料就要改幾十次。有些軟件商的解決方法就是用拷貝(Copy)，即是先開一個，然後copy幾十個出來，再把有分別的去逐個改。但是不同尺碼的衣服用料的數量當然會不同，XS用的料和XL用的料，數量可以差幾個巴仙，那就是說，每個碼都要分開設定。看到這裡，大家應該知道這個方法的可用性有幾高的了。

所以很多不知就裡的軟件商，很輕易的在訂單輸入上過了關，但一到BOM就觸礁。把BOM的結構改了就等於把他們系統的MRP全盤改了，可以說是他們的系統核心部份改了，不用上天文數字的開發費用才怪。

還有其他的暗湧，等待下回分解。

採購ERP系統的風險

不論是不是製衣業，買一套ERP的風險是非常高的，此所以不論大小公司都會揀來揀去，揀了幾年都沒有決定。當中涉及很多複雜因素。

風險是什麼？
從生意角度看，風險可以說是令你的回報低過你所投資的代價，即是得不償失。採購ERP，最差的情況是整個項目腰斬，買下的軟件完全報廢，硬件或者可以轉讓，軟件就很難。所花的人力和時間更是無法子補償。我之前已經提過有兩間大企業腰斬了價值千萬港元的ERP項目，當中至少有一半已經付錢的了。我在網上就找到這麼一條新聞: ICI loses 23million pound over SAP failure

其次是即使完成整個項目，但嚴重超支。不但花了大量金錢，時間也比預期長很多。有些項目更好像沒完沒了，停又不是繼續又不是。有個行家買了我公司使用的系統，同一個軟件同一個行業，我們只花了兩年時間就搞定，他們用了雙配時間和金錢，還只用得一半功能。

未見官先打八十大板
到底為什麼會發生上面的情況，我想已經很多書籍已經講過了。如果你在Google 搜尋器，鍵入SAP 和 failure，自然就會找到很多資料了。我剛剛鍵入就找到1,900,000個結果了，若不是失敗率很高，就不會有那麼多文章論述了。

我想提的是採購一套ERP是未見官先打八十大板。什麼都未見到你就要買下硬件、用戶使用權証(user licences)，實施費用的訂金。項目頭三個月你可能以經付了整個項目的一半費用，而這段期間那班顧問還只是在資料搜集，你仍是什麼都見不到。等你見到一些東西時，你發覺還有很多地方要修改，當然又是另一筆錢了，而通常既然已經付了一半，又買了硬件，當然不會計較，於是隨著時間過去，費用就愈來愈高。這是所謂的 escalation of commitment。

買ERP只是買一個概念
有人說，採購ERP就像買人壽保險，買的只是一個概念。你是買一個你看不到捉不到的東西。人壽保險還有保險公司的保証，政府的監管，但買ERP，軟件公司不會保証你的概念一定實現。買概念即是買信心，你對那個銷售團隊的信心而矣。你根本無機會見過實物是怎樣的。你會爭辯說，你可以看演示的啊！我想問你見過一間軟件公司在你簽約前將他們的系統由頭到尾演示一次給你看嗎？請留意，我說的是系統演示，不是拿個PowerPoint出來吹牛。就算他們肯，你和你的同事會看幾多次？要看的還不止一間啊！

買一兩幾百萬的跑車，還可以試幾次，就算買錯了，半價賣出去也可以收回一半，而且可能也用了十幾次。但一套不管用的ERP和花掉的實施費用，是不能轉讓的。

寫用戶要求說明(Request for Information)，管不管用？
有些公司在採購ERP之前會寫一大堆用戶要求說明(RFI)，然後要求軟件商逐項回答那個行那個不行，用作篩選ERP的方法。我也試過付了幾千元在網上下載了一個這樣的樣本，裡面有幾千個選項，還說是專為製衣造鞋業設計的。結果我發覺除了會計方面的要求有用之外，其他的都是從不知什麼系統的銷售手冊抄過來的，我還得花很多時間把那些垃圾清理掉。

用戶要求些什麼總是要清清楚楚的紀錄下來的，但作為篩選ERP的方法就不很管用。首先軟件商都傾向在簽約時不告訴你那麼多，且會盡量含糊他們系統不能做到的功能。用文字去表達系統功能根本就很困難，寫得太攏統，個個軟件商都說可以做到，寫得太詳細不但很花時間又很難逐項驗證軟件商有沒有講大話。就算將來發現貨不對辦，對簿公堂，光是爭拗字眼上的分別已經很花時間。何況一份很詳盡的用戶要求說明，不就等於一份系統說明書了嗎？如果軟件商有更好的主意又怎麼樣？

所以寫一份作為篩選ERP用途的RFI是很高難度的，要寫到恰到好處，又能容納軟件商的新點子，還能很容易驗證他們有沒有說謊，可真不容易啊！有些公司是專門幫人篩選ERP的，大家可以試一試。